La différence entre un compte rendu et un procès verbal d’une réunion est que le PV est plus structuré et détaillé, et un compte rendu est plus court et ne couvre que les points principaux. Les procès-verbaux sont plus couramment utilisés, bien que certaines entreprises utilisent également des rapports.

Que sont les procès-verbaux de réunion ?

Les procès-verbaux des réunions d’entreprise conservent une trace des informations clés pour la documentation historique. Ils préservent les accords qui ont été faits lors de la réunion, ainsi que les résolutions qui ont été adoptées. Les procès-verbaux comprennent également les mesures prises par le conseil, tous les dirigeants ou administrateurs qui ont été élus et les rapports de divers comités et groupes. Les procès-verbaux sont un compte rendu de ce qui s’est passé lors d’une réunion, pas de ce qui a été dit. Les procès-verbaux sont rédigés lors de divers types de réunions, réunion du notamment conseil d’administration, des réunions d’actionnaires et des réunions de gestion.

Les procès-verbaux sont utiles pour consulter et aider à partager des informations avec les personnes qui n’ont pas pu assister à la réunion. Dans la plupart des entreprises, l’enregistrement ou le secrétaire correspondant enregistre la réunion, puis transcrit le procès-verbal et l’envoie à tous les participants. Le terme procès-verbal ne fait pas référence à la mesure du temps, mais plutôt aux moindres détails de ce qui s’est passé lors de la réunion.

Les procès-verbaux ne sont pas finalisés et approuvés avant la prochaine réunion lorsqu’ils sont présentés aux participants. Dans la plupart des cas, le procès-verbal est approuvé par la personne en charge, comme le conseil d’administration ou les dirigeants qui dirigent la réunion.

Pourquoi faire confiance à une agence spécialisée pour la rédaction de PV et le compte rendu d’une réunion ?

Donc, en plus de leur importance pour la prochaine réunion, les procès verbaux représentent de véritables archives pour l’histoire d’une entreprise. Si cela peut effectivement être fait par la secrétaire ou une personne désignée par le conseil d’administration ou le gérant, il y a des avantages à externaliser la rédaction du compte rendu et du PV.

Pour commencer, cela permet de mieux synthétiser le document en format sur mesure. En effet, un rédacteur professionnel dispose d’une excellente capacité de synthèse. Puis, la neutralité est également d’une importance capitale. C’est là un avantage non négligeable de confier ce travail à un expert comme cette agence spécialisée. Puisqu’il s’agit d’une tierce partie, il est évident qu’elle ne va pas montrer le signe d’orientation.

Externaliser ce travail permet aussi de gagner considérablement de temps. Cela peut prendre beaucoup de temps à une personne qui manque de compétence pour faire la transcription. Or, le document doit être partagé à tous les participants pour mieux anticiper la prochaine réunion. Ainsi, avec une agence experte, cela peut se faire très rapidement tout en offrant une clarté totalement satisfaisante.