10 outils pour mieux gérer son entreprise au quotidien
Tour d’horizon des meilleures solutions pour gérer son entreprise efficacement.
La gestion d’entreprise peut vite prendre beaucoup de place dans le quotidien d’une organisation… Que l’on soit indépendant ou à la direction d’une grande entreprise ! Heureusement, il existe de nos jours des outils qui vous permettent de vous organiser au quotidien, de limiter les tâches chronophages, et de gagner un temps précieux. Récapitulatif des solutions qui existent pour gérer plus facilement son entreprise.
Les outils dédiés à la gestion des collaborateurs
Une entreprise en bonne santé, c’est tout d’abord des femmes et des hommes que l’on accompagne dans leur épanouissement professionnel, et dans l’accomplissement de projets et missions ! Découvrez des outils qui vous permettront d’assurer une bonne gestion des collaborateurs.
Les logiciels SIRH
Les outils SIRH (ou Système d’Information des Ressources Humaines) ont pour objectif de faciliter et améliorer la gestion des ressources humaines : gestion des talents, du recrutement, des contrats de travail, des départs… Avec une solution SIRH, vous pouvez automatiser certaines tâches, et centraliser les données RH au sein d’un même dashboard.
Pour les salariés, disposer d’un outil SIRH présente également des avantages. Par exemple, vos collaborateurs peuvent effectuer des demandes de congés, envoyer des notes de frais, ou encore remplir des feuilles de temps, et ce, en toute autonomie.
La plupart des outils SIRH, tels que Eurécia ou Sigma-RH proposent des solutions qui s’adaptent aux différentes typologies d’entreprise. Ainsi, une PME peut tout à fait adopter une solution SIRH, au même titre qu’un grand groupe !
Les meilleurs logiciels SIRH
Les réseaux sociaux d’entreprise
Pour assurer la gestion de son entreprise et des collaborateurs au quotidien, il y a un pilier sur lequel il est essentiel de s’appuyer : la communication interne. En ce sens, un réseau social d’entreprise (aussi appelé intranet) représente un outil très intéressant. Des solutions telles que Jamespot, Yammer ou encore Workplace permettront de diffuser des actualités liées à l’entreprise, de partager des documents, et de travailler sur des projets en équipe. Autre avantage de ces outils : il est possible de créer des groupes spécifiques selon les activités de l’entreprise (informations RH, CSE, espace détente, etc.) pour mieux organiser les publications.
Les outils de suivi du temps
Une solution de time tracking peut être intéressante pour améliorer la productivité des équipes. En mesurant le temps de travail de chaque collaborateur, vous bénéficiez d’une meilleure vue concernant le temps passé sur les différentes tâches. Une donnée qui permet notamment de faciliter la facturation des projets aux clients, ou encore d’ajuster les ressources liées à une mission.
Autre avantage : les outils de suivi du temps intègrent souvent des techniques de travail qui facilitent la concentration, comme la méthode Pomodoro par exemple (sessions de travail chronométrées, avec des temps de pauses prévus).
Des outils pensés pour la gestion globale de l’entreprise
Si les salariés représentent un pan important de l’entreprise, il est également essentiel de pouvoir gérer les autres ressources et activités : gestion des stocks, des ressources financières, de la comptabilité, des innovations… Tour d’horizon des outils pratiques pour assurer la gestion globale d’une organisation.
Les outils ERP
Pour gérer au quotidien l’ensemble des processus opérationnels et commerciaux au sein d’une entreprise, bénéficier d’un progiciel de gestion intégré (ou Enterprise Resource Planning) est un véritable atout. En effet, les ERP permettent d’avoir une vue d’ensemble sur les stocks, les commandes, la production, la chaîne logistique ou encore la comptabilité, et d’assembler toutes ces datas au sein d’une base de données unique. Un avantage concurrentiel qui concerne les TPE et PME, mais également les ETI. Vous pouvez opter pour une solution française comme Pandra ou Divalto Infinity, ou pour un outil open source comme ERP5 ou Dolibarr.
À noter qu’il existe différents types d’ERP : généralistes, spécialisés (pour un secteur d’activité spécifique), open source (personnalisables et flexibles), ou en mode SaaS (sur le cloud).
Les meilleurs ERP
Les logiciels de notes de frais
Chaque entreprise connaît des frais professionnels, liés aux dépenses des collaborateurs : voyages d’affaires, frais kilométriques, repas, logements… Et le remboursement de ces paiements peut rapidement prendre du temps. Par conséquent, utiliser un outil de notes de frais tels que Spendesk, Jenji ou encore Expensify vous offrira une gestion unifiée de l’ensemble des dépenses professionnelles. La plupart de ces logiciels vous permettent de dématérialiser les notes de frais, d’effectuer un suivi des dépenses ou encore de calculer les frais kilométriques. Autre avantage : ces outils sont souvent accessibles via mobile, pour les équipes en déplacement.
Les solutions de business plan
Vous avez un nouveau projet en tête, et souhaitez étudier sa faisabilité ? S’appuyer sur un outil de business plan est une bonne idée. Celui-ci offre la possibilité de créer un business model, un prévisionnel financier, ainsi qu’une page de présentation de votre projet. Vous obtenez un document (au format PDF ou diaporama) prêt à l’emploi, pour rechercher des financements auprès des banques par exemple. À noter que la plupart des outils de business plan offrent des modèles prêts à l’emploi pour gagner du temps.
Des outils consacrés à l’organisation quotidienne de l’entreprise
À l’heure du tout digital, on ne compte plus les solutions et méthodes qui permettent d’améliorer l’organisation des équipes et la gestion de projet. Récapitulatif des outils intéressants à mettre en place dans une entreprise.
Les logiciels GED
Avec la digitalisation des entreprises, le nombre de documents dématérialisés a largement augmenté. De ce fait, il est nécessaire de pouvoir facilement dématérialiser, stocker et archiver les différents documents liés à la vie de l’entreprise (bons de commande, factures, fiches de paie…). Heureusement, il existe une solution pour cela : la gestion électronique de documents. Les logiciels GED permettent de gérer les flux de documents de leur acquisition, à leur diffusion, puis à leur stockage. Certaines solutions comme Zeendoc, Open Bee, DocuWare ou Daryus proposent aussi des fonctions d’automatisation intéressantes.
Les meilleurs outils GED
Les outils de signature électronique
La dématérialisation des documents implique également de pouvoir signer des fichiers depuis les outils numériques. Pour cela, les solutions de signature électronique se basent sur des techniques de cryptographie, qui vont remplacer la signature manuelle tout en garantissant l’identité du signataire et l’intégrité du document signé. La plupart de ces outils sont payants, mais des solutions comme DocuSign, Eversign ou Signaturely proposent des forfaits gratuits (pour un nombre limité de documents).
Les solutions de gestion de projet
La gestion de projet est au cœur de nombreux services dans une entreprise : commercial, marketing, communication, développement… Aujourd’hui, il est devenu difficile d’imaginer monter un projet sans s’appuyer sur un outil dédié à la planification des tâches. La plupart de ces solutions intègrent la gestion de tâches en prenant en compte les contraintes de temps, de plannings, de ressources et de budgets. Selon les outils, plusieurs méthodologies d’organisation sont proposées : Kaban, Scrum, PERT, Lean, etc.
Selon vos besoins, vous pouvez vous appuyer sur des outils faciles à prendre en main (Trello, Notion, etc.), spécifiques à la méthode agile (Jira, Asana, etc.), ou des solutions plus polyvalentes (Bubble Plan, monday projects, Beesbusy, etc.).
Les outils de planification
Dernière étape importante pour une organisation quotidienne rigoureuse : la planification ! Les réunions, les rencontres client, les événements… Autant de rendez-vous qui font partie de la vie professionnelle, mais qu’il vous faut organiser au sein d’un planning dédié. La plupart des outils proposent une intégration avec votre agenda (Google Agenda, Apple Calendrier…), pour enregistrer automatiquement vos rendez-vous, et proposer des disponibilités à vos interlocuteurs.
Il existe des solutions de planification gratuites telles que Framadate, zcal ou Nook Calendar, mais également des outils plus avancés (et freemium) comme Calendly ou Doodle.
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