Gestion de projet : 10 conseils pour être plus efficace grâce à monday.com

La gestion de projets est un impératif pour de nombreux métiers : marketing, communication, développement web, ventes… Cela passe par les bons outils, mais aussi par une bonne organisation. L’agence tiilt.io est partenaire de monday.com et spécialiste en déploiement et gestion de l’outil, mais aussi en formation à la plateforme. Ils ont donc une vision pointue et concrète de ce qu’il faut faire pour être plus efficace ! Ils nous donnent 10 conseils à suivre pour gagner du temps, et gagner en productivité et en efficacité.

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Lister et planifier toutes les tâches

La première étape à mettre en place pour mener efficacement un projet est de gérer et prévoir toutes les phases de celui-ci (lancement, planification, exécution, surveillance et contrôle, clôture) en travaillant sur différents tableaux de bord. C’est notamment ce que permet la solution monday.com en mettant à disposition des projets, tous les tableaux de suivi et de planification nécessaires.

Il faut structurer les différentes missions et tâches de façon globale ou plus approfondie (différents tableaux avec des groupes d’éléments, de sous-éléments, etc). Cela passe aussi par la mise en place de tableaux de suivi et par la personnalisation des différents tableaux avec assignation des tâches pour les différents membres de l’équipe (et la création d’échéances pour chacune).

Faciliter la communication et la collaboration

monday.com est une plateforme collaborative qui permet de centraliser toutes les communications et d’échanger facilement : ajout de commentaires, mentions entre personnes, partage avec les collaborateurs externes, tableaux blancs pour brainstormer… L’outil permet aussi de voir la progression de chacun sur un projet ainsi que les différentes deadlines. Une meilleure communication permet une meilleure organisation et plus de transparence dans le partage de l’information. Le travail à distance est aussi facilité.

Opter pour un outil intuitif et évolutif

Une bonne gestion de projets passe nécessairement par le choix d’un outil efficace. tiilt.io recommande la plateforme monday.com pour plusieurs raisons et notamment pour son interface user-friendly, et sa facilité de prise en main.

monday.com offre aussi des possibilités de personnalisation poussées, et l’outil ne cesse d’évoluer, avec de nouvelles fonctionnalités régulièrement lancées. Les tarifs sont par ailleurs intéressants en comparaison des solutions traditionnelles et le SAV se montre réactif et professionnel.

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Accéder facilement à toutes les informations

Autre enjeu crucial pour une gestion de projet réussie : avoir un accès simple et rapide à toutes les informations importantes. Sur monday.com, vous pouvez facilement intégrer les informations importantes par colonne :

• colonne personne pour assigner des tâches,
• colonne statut pour l’avancée,
• colonne date pour les deadlines,
• colonne email pour ajouter une adresse et envoyer un mail en un clic,
• colonne chiffres pour avoir toutes les valeurs chiffrées,
• colonne formule pour faire des calculs entre plusieurs valeurs chiffrées,
• colonne notation,
• colonne lien,
• colonne vote,
• colonne de suivi de progression,
• colonne fichier pour joindre tous types de documents et une multitude d’autres formats).

Établir un calendrier de projet

Pour maîtriser l’avancée d’un projet, il est utile de le planifier dans le temps grâce à la vue en calendrier. Différents types de vues sont disponibles pour mieux visualiser les données selon les préférences de chacun : Gantt, Kanban…

Et pour être plus efficace, pensez à personnaliser le calendrier afin de faire ressortir les données les plus importantes. La vue partagée permettra quant à elle de consulter le calendrier et le tableau de suivi.

Gérer vos ressources et tracker le temps passé

Gérer le temps passé sur chaque tâche est primordial pour le bon déroulement d’un projet. C’est une fonctionnalité intégrée dans monday.com : la colonne « suivi du temps » permet d’activer un chrono quand on travaille sur une tâche spécifique ou de préciser la durée passée sur une tâche pour estimer le temps passé à la réaliser.

Le widget “Suivi de délai” permet de mettre en avant les délais passés, et de mieux gérer les ressources pour répartir équitablement le travail au sein d’une équipe, ou de calculer les heures facturables.

Autre avantage de monday.com : le widget “Charge de travail” qui affiche sous forme de calendrier la charge de travail des différentes personnes pour mieux allouer les ressources et estimer la capacité hebdomadaire.

Utiliser des modèles pré-faits

Un des gros avantages de monday.com est de vous proposer plus d’une centaine de templates pour tous types de besoins : gestion de projets, marketing, création de contenu, ventes, design, RH, enseignement, immobilier…

Vous avez aussi la possibilité de créer vos propres modèles au sein de l’équipe pour les réutiliser. Le gain de temps est considérable et les templates extrêmement bien pensés. Un bon coup de pouce pour bien lancer un projet, et éviter d’être perdu.

Établir des rapports et rester focus sur les chiffres clés

Dans le suivi de n’importe quel projet, mieux visualiser permet de mieux décider. L’utilisation de tableaux de bord est donc importante. monday.com permet de les mettre en place facilement en quelques clics, et ils sont mis à jour automatiquement. Les données sont ensuite visualisables à l’aide de 15 widgets (diagrammes, calendrier, chiffres, Gantt, etc.) pour un rendu visuel qui facilite la prise de décision.

Les tableaux et widgets permettent de suivre l’avancée d’un projet en un clin d’œil, de contrôler le budget ou d’estimer la charge de travail etc. Résultat : vous pouvez rester concentré sur les objectifs et KPI importants pour gagner en productivité.

Les dashboards sont continuellement actualisés pour avoir des données à jour. monday.com permet de mieux analyser le projet, mais aussi de partager facilement les données et rapports avec des membres de l’équipe ou des prestataires par exemple.

Automatiser un maximum de tâches

Nous perdons encore trop de temps sur des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée (tiilt.io a d’ailleurs lancé un outil pour calculer le temps perdu). D’où l’importance de mettre en place un maximum d’automatisation des flux de travail.

monday.com permet de relier les tâches entre elles et d’utiliser des modèles prédéfinis d’automatisation. Vous pouvez aussi créer vos propres combinaisons nativement. La mise en place est très facile grâce à un système intuitif : trigger + condition = action.

Énormément de colonnes sont prises en charge dans le “mappage” des automatisations, ce qui permet de créer des automatisations intéressantes du type :

• envoyer un mail dès qu’un statut est modifié
• envoyer une notification dès qu’une échéance est passée
• déplacer un élément dans un autre groupe quand il est complété
• assigner un élément à une personne quand un statut est changé
• création d’éléments automatiquement entre deux tableaux (projets interdépendants)

Intégrer des fonctionnalités et logiciels tiers

monday.com vous permet de faire évoluer votre utilisation de l’outil grâce à la marketplace. Vous pouvez intégrer les outils que vous utilisez en interne dans monday.com et centraliser tout votre travail au même endroit. Vous générez alors moins de silos de données et plus de transparence. Des centaines d’intégrations pour des applications diverses sont très faciles à mettre en place : CRM, marketing, management de projets, management d’équipes, analytics, reporting…

La liste des services intégrables est quasi infinie : Outlook, Teams, Dropbox, Slack, Zoom, Google Calendar, Excel, Gmail, LinkedIn, Salesforce, Shopify, Zendesk, Stripe, Woocommerce, Mailchimp, Facebook Ads, HubSpot, Typeform, GitHub, Jira…

Vous pouvez faire appel à tiilt.io, agence Gold Partner monday.com et spécialisée dans les solutions de productivité (gestion de projets, CRM, marketing, etc).

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