Une arborescence téléphonique est un réseau de personnes organisées de manière à pouvoir diffuser rapidement et facilement des informations entre elles. Ces arbres sont particulièrement courants chez les parents, qui souhaitent souvent pouvoir communiquer rapidement sur les événements annulés et d’autres problèmes, et ils sont également utilisés par des militants et divers autres groupes. La mise en place d’un arbre téléphonique solide prend du temps, mais de nombreuses personnes estiment que cela en vaut la peine, car la liste peut être utilisée encore et encore.
Un moyen facile de visualiser un arbre téléphonique est une pyramide téléphonique. Une personne au sommet de la pyramide appelle deux personnes, qui appellent chacune deux personnes supplémentaires, et ainsi de suite, jusqu’à ce que chaque personne de la liste ait été appelée. Cela permet aux gens de diffuser des informations rapidement, sans faire peser la charge de travail sur une seule personne. La mise en place de ce type d’organisation présente de nombreux avantages, notamment la capacité de diffuser rapidement l’information en cas de crise.
Généralement, une arborescence téléphonique est organisée par une seule personne, pour éliminer toute confusion. La personne qui organise l’arbre recueille des informations sur toutes les personnes qui devraient être incluses dans la liste. Par exemple, une petite école rurale pourrait avoir un arbre qui pourrait être utilisé pour informer les gens des jours d’école annulés et d’autres événements pertinents pour l’école.
Idéalement, l’organisateur recueillerait au moins deux numéros de contact pour chaque personne, dont un numéro de contact avec un répondeur ou une messagerie vocale . Une fois la liste des personnes rassemblée, elle peut être divisée pour créer une arborescence téléphonique organisée, qui est copiée et remise à tous les membres du groupe. Parce que les personnes au sommet de l’arbre sont cruciales, c’est une bonne idée de choisir les membres les plus fiables du groupe pour ces postes, en s’assurant que les informations seront transmises.
La décision d’activer une arborescence téléphonique ne doit pas être prise à la légère. Ce peut être une bonne idée de discuter des situations dans lesquelles l’arbre serait activé avec les personnes sur la liste pour s’assurer qu’elles savent dans quoi elles s’engagent en acceptant d’être incluses. En règle générale, les arborescences téléphoniques sont utilisées pour les informations qui nécessitent une action rapide. Par exemple, les militants peuvent en utiliser un pour s’alerter mutuellement d’un événement important, ou une petite ville peut l’utiliser pour informer les gens d’évacuer leurs maisons à la suite d’une catastrophe naturelle. Si les informations que quelqu’un souhaite diffuser ne sont pas urgentes, elles peuvent être mieux communiquées par le biais de notes, d’appels téléphoniques occasionnels ou d’ e – mails .